Guía para seleccionar un sistema de gestión de datos medioambientales (SGDE)

La mayoría de las operaciones a gran escala que tienen potencial para contaminar estarán sujetas a algún tipo de regulación, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren. Gran parte de esta normativa está asociada a la vigilancia del entorno inmediato y local, para protegerlo de una contaminación excesiva, permitiendo al mismo tiempo que las operaciones continúen de forma responsable. Para ello, se recopilan datos y se comparan con las normas de cumplimiento o las normas históricas para garantizar su cumplimiento. Este seguimiento medioambiental a medio y largo plazo genera grandes cantidades de datos, que van desde datos de muestreo de aguas subterráneas, arroyos y plantas de tratamiento, registradores, mediciones sobre el terreno, resultados analíticos de laboratorio y datos operativos, por nombrar sólo algunos.

Para evaluar y mantener eficazmente grandes cantidades de información, los sistemas profesionales de gestión de datos medioambientales (SGDE) son de gran valor para cumplir esta normativa. El uso de un EDMS para recopilar y almacenar datos de forma eficiente puede ahorrar tiempo y dinero, reducir los riesgos de enjuiciamiento y multas, ayudar a la participación de las partes interesadas y, en última instancia, contribuir a proteger el medio ambiente.

Las ofertas de EDMS forman parte de un grupo específico dentro de una gama más amplia de programas informáticos comerciales disponibles en el mercado (COTS), diseñados para ayudar a las empresas a gestionar riesgos medioambientales corporativos más amplios, resolviendo problemas o funciones específicos como la modelización o la conexión a equipos concretos. Existe una mareante variedad de acrónimos para estos programas, como sistemas de control continuo de emisiones (CEMS), sistemas de adquisición y tratamiento de datos (DAHS) y sistemas de gestión de la información medioambiental (EIMS). Por lo tanto, antes de empezar, es importante que conozca sus necesidades, el amplio abanico de soluciones que se ofrecen y cómo pueden resolverlas.

Si ha llegado hasta aquí, supondremos que está en el lugar adecuado y le daremos más información sobre un EDMS y lo que hace que uno sea adecuado para usted.

Una vez tomada la decisión de adoptar un SGDE, queda la (nada desdeñable) tarea de seleccionar el adecuado. En las siguientes secciones se detallarán las áreas clave que deben examinarse, seguidas de una sección sobre un método de cuantificación y, por último, una matriz de decisión de ejemplo que podrá descargar y personalizar para adaptarla a sus necesidades.

Le conviene adoptar un SGDE de un proveedor bien establecido en su campo, con buena reputación y que pueda apoyar y desarrollar el producto durante la vida prevista de su proyecto. Algunas preguntas y aspectos a tener en cuenta.

Reputación

• ¿Cuánto tiempo llevan establecidos?
• ¿Qué experiencia tienen en su sector? (número de clientes, número de países, durante cuántos años).
• ¿Proporcionarán referencias o usuarios con los que hablar?
• ¿Algún regulador nacional utiliza sus sistemas?
• ¿Cuál es el tamaño de su equipo de desarrollo permanente y dónde tiene su sede? ¿Siguen técnicas y procedimientos establecidos de desarrollo, compilación y pruebas? ¿Tienen los desarrolladores suficiente experiencia y certificación?
• ¿Dispone su sistema de alguna certificación de calidad para el desarrollo y suministro específico para un SGDE como MCERTS?
• ¿Cuál es la formación de los equipos técnicos y de implantación? ¿Proceden de sectores similares al suyo? ¿Tienen experiencia en vigilancia medioambiental y gestión de datos, y comprenden su proceso empresarial de forma intuitiva, o su formación es en gestión de proyectos o informática?
• ¿Son una empresa ética en términos de empleo (desarrollo local o en el extranjero) y de consideración del medio ambiente en sus políticas? ¿Tienen algún compromiso en materia de carbono o medio ambiente?
• ¿El personal que participa en el proyecto ha sido debidamente investigado o cuenta con una habilitación de seguridad? ¿Dispone la empresa de procesos de iniciación sólidos en materia de derecho al trabajo, antecedentes laborales y controles penales (por ejemplo, BPSS)?

Una vez que haya comprobado que la empresa tiene un sólido historial y cuenta con personal que entiende su negocio, es el momento de conocer los productos que ofrece. Hay que tener en cuenta que, si se está dirigiendo a los proveedores de software del mercado, ha decidido optar por un COTS. Es decir, es posible que tenga que "hacer las cosas de otra manera que antes". Comprar un sistema no debería ser un compromiso si se hace correctamente, debería tener muchos beneficios, sin embargo, hay que aceptar que cada aplicación que se revise podría resolver el mismo problema de diferentes maneras. Es importante saber cuál se adapta mejor a su forma actual de trabajar y en qué aspectos está o no dispuesto a transigir.

Características

• Sepa de antemano qué funciones son las más importantes para su empresa (obligatorias) y cuáles son discrecionales o "agradables de tener".
• ¿Son modulares estas funciones? ¿Cómo afecta esto al precio? ¿Están las aplicaciones adaptadas a usuarios específicos?

Flexibilidad

• ¿Se adaptará la aplicación a las necesidades de tu empresa o tendrás que hacer concesiones para que funcione como funciona la aplicación?
• ¿Puede la aplicación crecer con las necesidades de su empresa, si adquiere un nuevo emplazamiento, se modifican sus permisos o simplemente se realizan pruebas para nuevos compuestos o en nuevas ubicaciones?
• ¿La empresa habla de personalización o de configuración? La personalización requiere escribir nuevo código, es más invasiva, suele costar más y conlleva mayores riesgos y un mantenimiento continuo. La configuración es el uso de herramientas para satisfacer requisitos específicos, suele ser más barata, a menudo pueden hacerla los propios usuarios y no requiere asistencia específica a largo plazo. Si el equipo de ventas de una empresa le dice que todo es posible y que la aplicación puede personalizarse a su medida, desconfíe.
• Cuando se ofrezca personalización, hay que asegurarse de que sea discreta, esté bien planificada y pueda mantenerse a largo plazo. Este tipo de mejoras suelen ser aceptables cuando se elaboran informes a medida, exportaciones o rutinas de importación. Elementos que no afectan fundamentalmente a la aplicación principal o que han sido diseñados por el proveedor para ser flexibles.

Facilidad de uso

• ¿Es intuitivo el diseño? ¿Cuáles son los requisitos de formación para cada tipo de usuario?
• ¿Está bien documentado el sistema con una base de conocimientos, un manual o vídeos explicativos?
• ¿Dispone de ventajas exclusivas, como la posibilidad de guardar conjuntos de datos (por usuario) que pueden actualizarse automáticamente o favoritos para un acceso rápido?

Plataforma

• ¿Existe una aplicación basada en navegador?
• ¿Existe una aplicación de escritorio?
• ¿Existe alguna aplicación portátil de muestreo de campo fuera de línea?
• ¿Es compatible con el idioma o idiomas que necesitas? ¿Es configurable por el usuario y necesitas compatibilidad multilingüe?
• Escalabilidad: ¿cuáles son algunos de los mayores de sus sistemas en uso, en términos de número de ubicaciones controladas, parámetros almacenados y número de lecturas?

Todos los SGDE razonables realizarán funciones básicas como importar un archivo y exportarlo, además de mostrar gráficos e informes; sin embargo, los permisos medioambientales pueden contener requisitos complejos, por lo que es posible que deba tener en cuenta algunas de las siguientes características:

Gestión del flujo de trabajo

• ¿Pueden los usuarios introducir las obligaciones y condiciones de sus permisos en un registro de activos y vincularlas directamente a los requisitos de control? Posteriormente, ¿existen informes de indicadores clave de rendimiento que muestren la situación con respecto a los requisitos del permiso, como el porcentaje de control realizado, los informes enviados y el porcentaje de cumplimiento?
• Planificación, ¿gestiona los calendarios de control y notifica las visitas de control o la falta de muestras o resultados del laboratorio?
• ¿Dispone de un centro de acción en caso de infracción para hacer un seguimiento de los planes de reparación?
• ¿Informará automáticamente a los destinatarios de los incumplimientos?

Seguridad y auditorías

• ¿Se puede restringir el acceso de los usuarios a determinados conjuntos de datos? Por ejemplo, su equipo de control del aire sólo puede ver los datos de calidad del aire.
• ¿Se puede restringir el acceso de los usuarios a determinadas funciones?
• ¿Pueden bloquearse los conjuntos de datos para evitar la notificación no autorizada?
• ¿Existen funciones de "sólo lectura"?
• ¿Existe un registro de auditoría para todas las ediciones?
• ¿Existe un registro de auditoría de las acciones de los usuarios a medida que utilizan el sistema y se gestionan las cuentas de usuario obsoletas?

Entrada y validación

• ¿Es capaz de escanear un archivo y leer columnas y filas sin intervención del usuario? ¿Le exige que proporcione los datos en un Electronic Data Deliverable (EDD) específico o es más flexible?
• Para archivos complejos o no estándar, ¿se pueden crear rutinas de importación que garanticen importaciones fluidas sin que los usuarios editen los archivos para la importación?
• ¿Pueden incrustarse y referenciarse datos asociados, como fotos y certificados de laboratorio?
• ¿Hasta qué punto es sofisticado su sistema de aliasing y resolución? ¿Se le pueden enseñar con el tiempo distintos nombres para los objetos, de modo que pueda resolver automáticamente las variaciones ortográficas en futuras importaciones?
• ¿Cuál es la capacidad del sistema de gestión del cumplimiento? Algunos niveles de cumplimiento o advertencia no son simplemente niveles fijos, sino que se basan en tendencias, cálculos o interacción con otros conjuntos de datos (como ubicaciones de mejora).
• ¿Admite varias configuraciones regionales para las fechas y los separadores decimales, o sólo una?
• ¿Puede extraer datos automáticamente de fuentes de datos según un calendario, como historiadores como Pi, ERP como SAP y otras bases de datos o registradores?
• ¿Puede importar automáticamente archivos de carpetas de red?
• ¿Supervisará las bandejas de entrada de correo electrónico para importar y procesar archivos sin problemas basándose en reglas configuradas?
• ¿Hasta qué punto es sofisticada la calculadora? ¿Pueden los usuarios configurar sus propios cálculos con funciones como interpolación, sentencias IF, percentiles, agregación, factores y constantes?

Análisis espacial

• ¿Proporciona imágenes por satélite actualizadas y de alta resolución y análisis del espectro (agua, vegetación, etc.)?
• ¿Dispone de funciones de trazado de contornos?
• ¿Puede incluir áreas de interés, como las fronteras, y asociarles datos?

Salidas

• ¿La salida es estática o flexible para proporcionar los informes reglamentarios y los tipos de salida requeridos?
• ¿Se integrará con otros sistemas posteriores, como las herramientas de BI?
• ¿Permite conexiones seguras de bases de datos a sistemas posteriores y ofrece una API funcional?

Los modelos de licencia varían de un proveedor a otro, por lo que en cualquier comparación es importante comparar productos similares. También es importante conocer la actitud de su empresa respecto al autoalojamiento de aplicaciones frente a la externalización. Su departamento de TI debe informarle al principio del proceso de si existe una preferencia obligatoria, ya que puede reducir significativamente el tiempo y la complejidad del proceso de venta. Si su empresa sólo permite que sus datos se almacenen in situ, pero a usted le gusta la funcionalidad de una solución sólo SaaS, perderá el tiempo incluyéndola en su evaluación.

Modelo de licencia

• ¿Se ofrece software como servicio (SaaS) y es ésta la única oferta?
• ¿Se ofrecen licencias perpetuas?
• ¿El modelo de tarificación es por usuario o concurrente?
• ¿Se aplican precios por paquete o descuentos por volumen y se le informa de cuáles son?
• ¿Cuáles son los requisitos legales y contractuales estipulados por el proveedor?

Hosting

• ¿Se ofrecen servicios de alojamiento?
• ¿En qué país se encuentran los servidores y se le da una opción?
• ¿Existe la opción de un servidor dedicado o compartido (un equilibrio entre rendimiento y coste)?
• ¿Están seguros los datos? ¿Está respaldada, acreditada y auditada la seguridad del servidor? ¿Compartirá el proveedor esta información?
• ¿La oferta de alojamiento es sólo SaaS (licencias alquiladas) o se pueden comprar licencias pero seguir contando con el proveedor de alojamiento (PaaS)?
• ¿Están incluidos en el precio todos los costes asociados a las licencias de servidor?
• ¿Permitirá el proveedor la instalación de otro software en el servidor para su integración?
• ¿Ofrece el proveedor un acuerdo de nivel de servicio de alojamiento que estipule el tiempo de actividad y el tiempo de respuesta a las interrupciones?

Apoyo continuo

• ¿Dónde se presta el apoyo y cuál es el nivel de cualificación del personal que responde?
• ¿Se hace un seguimiento de los tickets y problemas planteados en un sistema de tickets específico?
• ¿Se incluyen las actualizaciones de software en el plan de mantenimiento?
• ¿Se ofrecen los niveles de apoyo que necesita, por ejemplo, reuniones periódicas con el gestor de cuentas, sesiones de formación periódicas incluidas, asesoramiento o cobertura limitada sólo para fallos?
• ¿Tienen representación en el idioma que usted necesita?
• ¿Disponen de un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) que establezca los niveles de servicio y las expectativas?

Coste

Es importante encontrar un sistema que se ajuste a su presupuesto. Para ello, hay que tener en cuenta varias cosas, no sólo el coste de la licencia del software. Considere el coste del sistema en su conjunto, a lo largo de tres años o más, e incluya los costes de licencia, probable implantación y mantenimiento continuo, así como un presupuesto para formación continua si fuera necesaria. También es importante tener en cuenta los costes internos y dónde están presupuestados. ¿En qué parte de la organización se incurre en gastos de TI? El autoalojamiento sobre el papel siempre será la solución más rentable si no se tienen en cuenta los costes internos del mismo.

• ¿Los precios son claros y comprensibles?
• ¿Dispone de descuentos y opciones de precios por paquete?
• ¿Compara los proveedores entre sí?
• ¿Ha tenido en cuenta las comparaciones justas de los costes internos al comparar con las soluciones alojadas por proveedores?
• ¿Consideraciones monetarias?

Aplicación

• ¿Qué experiencia tiene el equipo de implantación con su tipo de sistema? ¿Por qué no pide un resumen de su experiencia?
• ¿Sigue la aplicación un proceso bien establecido con una buena gestión del proyecto y procesos de control de calidad?
• ¿Posee el personal una certificación/membresía formal en gestión de proyectos?
• ¿Se ofrece un ejercicio de delimitación del alcance previo a la aplicación?
• ¿Cuánto durará la aplicación y cuánto dura la lista de espera?
• ¿Cuáles son las tarifas de aplicación para viajes y gastos?
• ¿Se programarán revisiones periódicas durante el proceso de construcción?
• ¿Se dará acceso al sistema para su aprobación antes de la formación in situ?

Terminación

Si no funciona, ¿cuál es la situación con respecto a la rescisión? Es posible que tengas que exportar manualmente tus datos como archivos .csv. Esto puede llevar mucho tiempo y no devolverte toda la información.

Una forma de ayudar en el proceso de toma de decisiones es una matriz de decisión, o método Pugh.

Enumera las opciones como filas de una tabla y los factores que debes tener en cuenta como columnas. A continuación, puntúa cada combinación de opción y factor, pondera esta puntuación según la importancia relativa del factor y suma estas puntuaciones para obtener una puntuación global de cada opción.

Aunque parezca complejo, en realidad esta técnica es bastante fácil de utilizar. Aquí tienes una guía paso a paso

Enumera todas las opciones en las filas de la tabla y los factores que debes tener en cuenta en las columnas.

A continuación, sigue bajando por las columnas de la tabla, puntuando cada opción en función de cada uno de los factores que intervienen en la decisión. Puntúa cada opción de 0 (mala) a 5 (muy buena). No es necesario que cada opción tenga una puntuación diferente.

Para todas las áreas que tienen importancia para situaciones actuales o futuras asigne números de, por ejemplo, 0 a 5, donde 0 significa que el factor carece absolutamente de importancia en la decisión final, y 5 significa que es muy importante.

Ahora multiplique cada una de las puntuaciones del paso 2 por los valores de la importancia relativa del factor que calculó en el paso 3. De este modo obtendrá las puntuaciones ponderadas de cada combinación opción/factor. Así obtendrá las puntuaciones ponderadas de cada combinación opción/factor.

Por último, suma estas puntuaciones ponderadas para cada una de tus opciones. Gana la opción que obtenga la puntuación más alta.

Si su intuición le dice que la opción mejor puntuada no es la mejor, reflexione sobre las puntuaciones y ponderaciones que ha aplicado. Puede ser una señal de que ciertos factores son más importantes para ti de lo que pensabas en un principio.

Además, si una opción obtiene una puntuación muy baja en un factor, decida si esto la descarta por completo.