Cómo desenredar el embrollo de la gestión de datos con MonitorPro

La gestión de los datos medioambientales puede terminar siendo un dolor de cabeza para muchas organizaciones debido a los requisitos obligatorios y al gran volumen de información. Pero hay mucho valor en los buenos datos que se evalúan adecuadamente. Algunas actividades de recopilación de datos son requisitos legales, como los que figuran en los permisos ambientales. Estos imponen condiciones a una operación y obligan a la empresa a gestionar responsablemente sus impactos ambientales. Esos reglamentos exigen que el titular del permiso siga ciertos procedimientos y prácticas operacionales. 

El desorden de la gestión de datos

"Nuestra gestión de datos ambientales es un poco confusa", dijo el vicepresidente de Medio Ambiente con cierta timidez.

Durante los siguientes días, comenzamos a observar su sistema. Se habían archivado datos históricos de más de cinco años de antigüedad, pero al menos se habían agrupado en carpetas etiquetadas como tierra, aire, aguas superficiales, efluentes y residuos. La apertura de estas carpetas reveló un gran número de hojas de cálculo y bases de datos, que estaban efectivamente acumulando polvo. Si bien había perdido valor en esos datos desde el punto de vista de las tendencias históricas y así sucesivamente, ese no era el tema principal para el V.P.

Se seguían recogiendo muchos tipos de datos actuales: aguas subterráneas (niveles y calidad), producción de desechos, polvo y otras variables de la calidad del aire de las chimeneas de emisión (COV, NOx, SOx, partículas), aguas superficiales, calidad de los efluentes y tasas de flujo, y el clima. También se estaban recogiendo datos sobre el uso y el reciclaje del agua, el uso de combustible (todas las fuentes) y los residuos que se reciclan y se depositan en vertederos.

Algunos de estos datos se recogieron manualmente, otros resultaron del análisis de laboratorios externos y otros se recogieron automáticamente de los registradores de datos. Debido a que el crecimiento de la gestión de datos se había producido de forma orgánica, se habían desarrollado paralelamente procesos diferentes y dispares para hacer frente a esto. Los procesos estaban impulsados en parte por la fuente de datos (por ejemplo, el formato en que los datos eran proporcionados por un laboratorio o un registrador de datos) y en parte por la idiosincrasia de las personas involucradas.

El resultado neto fue que mucha gente estaba haciendo muchas cosas pero trabajando de manera ineficiente. La presentación regular de datos era propensa a errores y los informes a menudo se retrasaban. El proceso de presentación de informes consistía en cortar y pegar, a veces a partir de cinco hojas de cálculo diferentes, para hacer un único informe.

Nuestra conclusión fue que el vicepresidente tenía razón, sus datos eran un desastre y, sin intervención, era probable que empeorara. Una de estas prácticas operativas es generalmente un programa de monitoreo continuo, con objetivos definidos para muchas de las variables medidas. La frecuencia de la monitorización puede ser cualquier cosa, desde continua (por ejemplo, para el polvo, las tasas de flujo, la vibración o el clima), por hora, diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral o anual. Las infracciones deben abordarse y notificarse a la autoridad de control, a veces dentro de las 24 horas siguientes al incidente.

Es necesario establecer medidas correctivas, y los excesos repetidos pueden, en casos extremos, dar lugar a enjuiciamientos, multas o incluso la retirada de permisos o el cierre de una instalación. También es necesario que los datos se comuniquen interna y externamente en formatos diferentes y a intervalos regulares (mensuales, trimestrales, semestrales o anuales).

Además de los permisos reglamentarios, en muchas jurisdicciones existen otras leyes que obligan a las empresas que reúnen los requisitos a reunir y proporcionar información sobre la liberación de la contaminación. Esa legislación está impulsada por la presión pública. Entre los ejemplos se incluyen:

• El Inventario de Liberación de Tóxicos de los Estados Unidos, nacido de la legislación de Planificación de Emergencia y Derecho a Saber de la Comunidad (EPCRA),
• El Inventario Nacional de Contaminación de Australia (NPI),
• El Inventario Nacional de Liberación de Contaminación del Canadá y
• El Registro Europeo de Emisiones y Transferencias de Contaminantes (E-PRTR), que contiene datos notificados anualmente de unas 24.000 instalaciones industriales que abarcan 65 actividades económicas.

Ante la creciente preocupación por el cambio climático, muchos países también han comprometido a algunas o a todas sus industrias a cumplir con requisitos obligatorios de información sobre las emisiones de gases de efecto invernadero. Esto tiene lugar a través de los planes de comercio de emisiones en Europa y América del Norte. En Australia, la Ley nacional de notificación de gases de efecto invernadero y energía de 2007 creó un marco nacional para la notificación de las emisiones y obligó a muchas empresas a presentar informes. En cada caso, con ligeras diferencias, todas las empresas afectadas deben reunir y comunicar datos similares. Con el creciente énfasis internacional en el control de los gases de efecto invernadero, los requisitos de presentación de informes no pueden sino aumentar, mientras que los planes de límites máximos e intercambio de derechos de emisión pueden generar una fuerte necesidad del mercado de una precisión extrema.

Además de la recopilación de datos impulsada por la legislación, algunos aspectos de la gestión de los datos ambientales están impulsados directamente por el rendimiento comercial inmediato. Muchas empresas instigan un sistema de gestión ambiental (SGA) para mejorar el rendimiento ambiental y reducir los costos. Entre los ejemplos se incluyen la reducción del uso de energía, la reducción de la producción de desechos o el control del uso del agua. Otros aspectos tendrán un beneficio menos tangible, como un mejor cumplimiento y mejores relaciones con los reguladores, pero de todas formas aportarán un beneficio comercial.

Para muchas empresas, un SME también encajará en el proceso más amplio de sostenibilidad y responsabilidad social corporativa. Este proceso tiene múltiples definiciones pero, en términos generales, se centra en el desarrollo que "satisface las necesidades de la presente [generación] sin comprometer las necesidades de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades". La sostenibilidad es más amplia que la gestión de datos ambientales y una empresa debe desarrollar sus propios indicadores clave de rendimiento. Existen diversas directrices sobre cómo deben desarrollarse, pero en cada caso, las empresas deben recopilar e informar sobre los datos.

La tarea de gestión de datos

Todo esto significa que las personas y las empresas necesitan recopilar, gestionar y comunicar más datos que nunca antes, a menudo más de los que los sistemas ad hoc estaban destinados a manejar. Parte de esto proviene de la vigilancia llevada a cabo por personas, contratistas y laboratorios analíticos. También ha habido muchos avances en la vigilancia y el registro de datos, pero a menudo el análisis y la presentación de informes de los datos se realiza en Microsoft Excel u otros paquetes de software básicos. Esto conlleva toda una serie de problemas, como los que el vicepresidente ha señalado en la barra lateral. A medida que el volumen de datos crece:

• ¿Cómo saben los administradores que están al tanto de toda su vigilancia y recopilación de datos?
• ¿Cómo pueden los usuarios juzgar más fácilmente el rendimiento y el cumplimiento (por ejemplo, con el umbral de permiso)?
• ¿Cómo se pueden compartir los datos?
• ¿Cómo pueden las organizaciones producir regular y eficientemente sus informes para los órganos internos o externos?
• ¿Cómo pueden los usuarios ver las tendencias históricas de los datos a lo largo de muchos años que están repartidos entre una serie de sistemas o plataformas diferentes?
• ¿Pueden los usuarios defender sus datos y auditarlos?
• ¿Cuánto tiempo lleva todo esto?
• ¿Cuántos errores hay en el sistema y se pueden validar los datos?

Muchos clientes gastan mucho dinero en la recopilación y cotejo de datos - hasta 350.000 libras esterlinas en un solo lugar - y sin embargo no son capaces de captar todo el valor. Esto significa que el personal está gastando su tiempo de trabajo ineficientemente para calcular números. La rotación en estos puestos crea problemas adicionales ya que se requiere de entrenamiento adicional. La presentación de informes suele llegar tarde y el sistema se vuelve propenso a los errores, lo que perjudica las relaciones con los reguladores y otros interesados.

Herramientas de software especializadas

Dados estos factores, el uso de herramientas de software especializadas se está haciendo más popular entre las empresas. Las empresas que actualmente utilizan sistemas obtienen algunos de los siguientes beneficios:

• Gestionar todo tipo de datos de vigilancia del cumplimiento de las normas ambientales, incluyendo: Aguas subterráneas y superficiales, lixiviados, descargas, gas, aire, polvo, suelo, ruido y más.
• Sistema de límites de cumplimiento flexible y completo
• El cumplimiento y la calidad se comprueban rigurosamente
• Establecer cualquier número de objetivos de cumplimiento para cualquier conjunto de datos de vigilancia
• Establecer objetivos para cualquier variable o KPI calculado en el sistema
• Personalizar la advertencia única y los niveles internos para ayudar a prevenir las infracciones
• Modificaciones de los objetivos a lo largo del tiempo, conservando la integridad
• Validación "inteligente" de los datos para descartar datos improbables o imposibles
• Notificación inmediata por correo electrónico de problemas o infracciones
• Alertas de capacidad de planificación y programación completas si faltan datos de cumplimiento
• Informes de cumplimiento rutinarios y ad hoc
• Los reguladores prefieren sistemas seguros y auditables como el MonitorPro
• Certificado (y utilizado por) el Regulador del Reino Unido (Agencia de Medio Ambiente) bajo su Plan MCERTS
• Un sistema de gestión de datos completo y flexible capaz de gestionar todos los datos EHS de forma centralizada
• Las importaciones automatizadas y la validación ahorran tiempo
• Integrarse con otros sistemas como LIMS, SAP o PI
• Amplia gama de herramientas de interpretación
• Se pueden manejar fácilmente grandes volúmenes de datos variados

Algunas herramientas de software son productos muy especializados que abordan ciertos problemas bien definidos. Entre ellos figuran los programas de gestión de la energía, que también pueden ocuparse de los gases de efecto invernadero y permiten a los usuarios verificar sus facturas en función de lo que han utilizado, y los programas de modelización de las aguas subterráneas. Otros se centran de manera más holística en la gestión de un gran conjunto de datos definidos por el usuario, abordando la importación automatizada y la verificación de la calidad de los datos, la producción de indicadores clave de rendimiento, el cumplimiento, la programación y la presentación de informes.

Otros sistemas, a su vez, tratan de crear un SGA completo y tendrían que contener instalaciones para todos los elementos de un SGA (por ejemplo, el programa de impactos, los objetivos y metas, la capacitación, la gestión de documentos). Los sistemas que se ocupan de este enfoque suelen venderse sobre la base del rendimiento de la inversión, lo que sugiere que es el propio programa informático el que genera el rendimiento. Pero el software sólo administra el sistema; es la aplicación real de las iniciativas sobre el terreno lo que genera el retorno de la inversión.

Elegir las herramientas de software adecuadas para ti

La elección de un comprador potencial se reduce a la especificación y el presupuesto - ¿qué quiere lograr y cuánto dinero se presupuesta? Estos factores funcionan en conjunto, y una organización puede lograr un resultado satisfactorio de la inversión de quizás 10.000 a 50.000 libras esterlinas, aunque, por supuesto, podrían gastar hasta seis veces más que para un sistema importante de toda la empresa. Así que el mensaje es entender primero lo que se necesita, comenzando con algunas preguntas sensatas para hacer a cualquier proveedor:

• ¿Puedo ver una demostración del producto? - A menudo esto ocurre sorprendentemente tarde en un proceso.
• ¿Cuántos otros clientes tiene el proveedor y puedo hablar con ellos? - La mayoría de las compañías creíbles deberían estar más que felices de suministrar una lista.
• ¿Con qué frecuencia y cómo se actualiza el sistema? - La mejora continua de un producto y la corrección de errores debe ser crucial para cualquier empresa creíble.
• ¿Cuáles son los acuerdos de apoyo?
• ¿Cuáles son los acuerdos de licencia? - Licencias perpetuas, licencias anuales, Software as a Service (SaaS) o algún otro.
• ¿Cómo se manejan los datos? - Copias de seguridad, auditorías, eliminaciones accidentales, etc.
• ¿Tiene el programa informático alguna acreditación pertinente?

El volumen de datos ambientales en las organizaciones está aumentando rápidamente, con muchas compañías gastando cientos de miles de dólares cada año. Es importante que el software aplicado sea capaz de capturar el valor de los datos. El uso de herramientas de software especializadas tiene el potencial de permitir a las empresas reducir el costo, mejorar el desempeño ambiental, fortalecer las relaciones con las partes interesadas y reducir el riesgo. Hay muchas empresas capaces que ofrecen diferentes soluciones de software. Las empresas que deseen invertir en esos instrumentos deberían determinar primero sus necesidades y luego colaborar plenamente con los proveedores en las primeras etapas del proceso de adquisición de programas informáticos.