10 razones para no utilizar hojas de cálculo en la gestión de datos medioambientales
Las hojas de cálculo se utilizan en todo el mundo para una gran variedad de propósitos y son excepcionalmente flexibles y muy potentes; sin embargo, nunca se diseñaron para ser un sistema de flujo de trabajo o una base de datos.
Trabajar con hojas de cálculo puede causar enormes problemas a los departamentos de medio ambiente si se utilizan para gestionar los requisitos de los permisos medioambientales. Es la misma situación que se da en los departamentos financieros que utilizan programas de contabilidad o en las organizaciones de fabricación y distribución que utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) específico.
Los sistemas de gestión de datos medioambientales están diseñados para mantener los datos medioambientales juntos en un lugar centralizado. Estos datos medioambientales clave pueden incluir el aire, las aguas superficiales, las aguas subterráneas, el ruido, el polvo y la meteorología, a los que pueden acceder varios usuarios simultáneamente desde múltiples dispositivos en cualquier lugar. Este enfoque inteligente favorece la coherencia general de los datos, ya que la recopilación de conjuntos de datos se automatiza para el análisis final y la elaboración de informes. También reduce drásticamente el riesgo de errores en los datos y en la introducción de datos por parte de personas.
Los auditores también prefieren trabajar con un programa informático aceptado comercialmente, sobre todo si cuenta con la certificación de calidad de un organismo regulador, por ejemplo, el programa MCERTS de la Agencia de Medio Ambiente de Inglaterra. No se dispone de certificación para las hojas de cálculo.
El equipo de Datos sobre medio ambiente, salud y seguridad ha elaborado esta lista exhaustiva de 10 razones por las que la elaboración de informes medioambientales debería pasar de las hojas de cálculo a un sistema de gestión de datos medioambientales específico.
1 - Permisos medioambientales
Las obligaciones y condiciones establecidas en los permisos determinan los requisitos de control del departamento de medio ambiente. Detallan las acciones que deben realizarse y cuándo deben registrarse para constituir la base del plan de gestión. Las condiciones deben estar vinculadas a cada parte de la gestión, algo de lo que son incapaces las hojas de cálculo.
2 - Validación
Las hojas de cálculo tienen poca o ninguna validación. Un sistema de gestión de datos medioambientales está diseñado para automatizar todo el proceso de recopilación de datos de correos electrónicos, registradores, carpetas y muchos otros lugares, y para calcular y validar automáticamente en función de los requisitos de su permiso, alertando inmediatamente cuando se produce un problema potencial o incluso una infracción para que se puedan tomar medidas. Hacer esto manualmente en una hoja de cálculo lleva mucho tiempo y es poco fiable.
3 - Escalabilidad
Un sistema de gestión de datos medioambientales está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de la organización y dispone de potentes herramientas de consulta y filtrado para acceder a los datos con gran rapidez. Las hojas de cálculo se enredan con grandes entradas de datos y requieren una funcionalidad compleja, lo que agrava el problema de los datos. Las hojas de cálculo y las fórmulas son tan precisas como la persona que las introduce. Es fácil bloquear errores importantes y muy difícil descubrirlos.
4 - Planificación
La creación y el mantenimiento de un plan de seguimiento de acuerdo con los requisitos de la autorización ambiental es muy compleja. Planificar, gestionar y realizar el seguimiento de las ubicaciones de muestreo mediante hojas de cálculo puede resultar tedioso y llevar mucho tiempo. Esta importante tarea es un proceso automatizado que utiliza un sistema de gestión de datos medioambientales y ahorra drásticamente tiempo y aumenta la eficacia.
5 - Seguridad
Aunque se pueden añadir contraseñas y otras protecciones a las hojas de cálculo, normalmente no existe un acceso basado en roles a determinadas funciones o conjuntos de datos específicos. En las hojas de cálculo no existen historiales de edición de datos (pistas de auditoría). A menudo, los errores (o incluso las ediciones deliberadas) no se pueden ver ni rastrear. Los sistemas de gestión de datos medioambientales se asignan por usuario.
6 - Uniformidad
Las convenciones de denominación uniformes a menudo no se aplican en las hojas de cálculo, lo que da lugar a incoherencias y a mucho trabajo de cotejo de varias hojas o libros de trabajo. Es fácil de descargar desde el software de EDMS a una hoja de cálculo, pero ir en la dirección contraria suele requerir mucho cotejo de campos, lo que introduce más oportunidades de error.
7 - Visualización
Las hojas de cálculo permiten formular los datos medioambientales en tablas y gráficos, pero el uso de un sistema de datos medioambientales específico ofrece una interfaz gráfica más atractiva e interactiva. Una interpretación más rica, como los cuadros de mando o los mapas, ofrece una visualización más profesional de los datos, e incluso proporciona una lectura y cartografía dinámicas utilizando las imágenes por satélite más recientes.
8 - Informes automatizados
Es fundamental disponer de informes profesionales para mantener sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Los sistemas de gestión de datos medioambientales incorporan funciones de elaboración de informes, con la posibilidad de añadir informes normativos y de otro tipo personalizados. Crear estos informes uno mismo llevaría mucho tiempo, sería tedioso y monótono. Las hojas de cálculo no permiten dar formato a los informes ni automatizarlos.
9 - Normalización
Es posible que tenga que trabajar con un consultor externo. Muchos consultores medioambientales prefieren utilizar un paquete de gestión de datos medioambientales. Los nuevos empleados suelen tener experiencia en el uso de un sistema medioambiental que podrán utilizar automáticamente. Las hojas de cálculo pueden suponer un obstáculo tanto para su equipo como para los consultores en términos de tiempo y costes.
10 - Apoyo
Los sistemas comerciales de gestión de datos medioambientales cuentan con equipos de asistencia completos que les respaldan y pueden ayudar con el apoyo diario, la formación, la personalización y el desarrollo, con avances periódicos. Incluso pueden encargarse de la gestión completa de los sistemas, por ejemplo, para cubrir bajas por maternidad o enfermedad. Las hojas de cálculo no tienen nada de esto. Los sistemas de gestión de datos medioambientales los rellena y personaliza según sus necesidades un consultor de implantación profesional.
Así que, aunque reconocemos las hojas de cálculo y sus logros, es posible que su fidelidad a las hojas de cálculo perjudique las posibilidades de éxito futuro en la gestión de sus datos medioambientales.
Acerca de MonitoPro
La completa y profesional monitorización de datos medioambientales MonitorPro es la solución informática en la que confían los equipos medioambientales de todo el mundo para gestionar su cumplimiento medioambiental y la recopilación de datos. MonitorPro es una solución basada en web o alojada localmente para la recopilación de TODAS las fuentes de datos medioambientales, generados por registradores, laboratorios, estaciones meteorológicas, cálculos u otros repositorios de datos.nes meteorológicas, cálculos u otros repositorios de datos. MonitorPro es la primera solución de software de medio ambiente, salud y seguridad que ha recibido la acreditación acreditación MCERTS de la Agencia de Medio Ambiente.
Acerca de los datos del EHS
EHS Data es una empresa de software líder en el Reino Unido que ofrece soluciones de gestión de datos medioambientales a más de 1.000 centros en 40 países de todo el mundo. Durante más de 20 años, nuestra versátil solución de software, MonitorPro, ha ayudado a las organizaciones a ahorrar tiempo, mejorar la planificación, el control de calidad, el análisis de emplazamientos y la elaboración de informes para gestionar las obligaciones medioambientales y la sostenibilidad.
ISO 27001
EHS Data cuenta con la certificación ISO 27001.
A Carbono de carbono
En 2020, EHS Data alcanzó el estatus de carbono negativo y se compromete a mantener este estatus cada año.
