10 razones para dejar de utilizar hojas de cálculo para gestionar sus datos medioambientales

Las hojas de cálculo se utilizan en todo el mundo para una gran variedad de propósitos y son excepcionalmente flexibles y muy potentes; sin embargo, nunca se diseñaron para ser un sistema de flujo de trabajo o una base de datos.

El equipo de MonitorPro aquí en EHS Data ha elaborado esta lista completa de 10 razones por las que los informes ambientales deben alejarse de las hojas de cálculo a un sistema dedicado de gestión de datos ambientales, y por qué MonitorPro es la mejor solución para la gestión de sus datos ambientales.

Las obligaciones y condiciones de los permisos medioambientales determinan los requisitos de supervisión, información y los requisitos de cumplimiento. Detallan las medidas que deben en relación con el seguimiento y la información medioambientales y constituyen la base del plan de gestión de un emplazamiento.

Las hojas de cálculo dificultan la coordinación sucinta de esta informaciónlo que puede dificultar a los departamentos para los departamentos de medio ambiente.

MonitorPro reúne estos distintos requisitos en un registro centralizado de gestión de obligaciones para ofrecer una visión holística de la situación medioambiental de un emplazamiento. obligaciones centralizado para ofrecer una visión holística del de un emplazamiento.

Las hojas de cálculo tienen tienen poca o ninguna validación, y hacerlo manualmente en una hoja de cálculo lleva mucho tiempo y es poco fiable.

MonitorPro está diseñado para automatizar la recopilación de datos de correos electrónicos, carpetas de registradores y muchos otros lugares. Calculará y validará automáticamente en función de los requisitos de sus permisos, alertándole inmediatamente cuando se produzca un problema potencial o incluso una infracción para que se puedan tomar medidas.

Las hojas de cálculo dificultan el tratamiento de la información a nivel de base de datos. Los datos deben almacenarse en varias hojas de cálculo o en grandes archivos de varias hojas de cálculo, que son intrínsecamente lentos y cuya gestión puede requerir una funcionalidad compleja. Puede resultar difícil consultar los datos de distintos sitios, puntos de muestreo y años.

MonitorPro está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas de la organización y cuenta con potentes herramientas de consulta y filtrado para acceder a los datos con gran rapidez.

La creación y el mantenimiento de un plan de seguimiento conforme a los requisitos de la autorización medioambiental es muy compleja.

Las hojas de cálculo hacen que la planificación, el seguimiento y la gestión de estas tareas resulten laboriosas e imprecisas.

MonitorPro le permite introducir todo su programa de control, lo que le permite planificar su control y comprobar automáticamente que los datos que llegan al sistema coinciden con sus requisitos de control. También está vinculado a MP-Field, que permite a los técnicos de campo descargar las visitas de control necesarias y recopilar y cargar los datos pertinentes.

Hojas de cálculo: Aunque se pueden añadir contraseñas y otras protecciones a las hojas de cálculo, no suele haber acceso basado en roles a determinadas funciones o conjuntos de datos específicos. Tampoco existen historiales de las ediciones de datos (pistas de auditoría), y los errores (o incluso las ediciones deliberadas) a menudo no pueden verse ni rastrearse.

MonitorPro: Se pueden crear permisos de acceso basados en roles y protección por contraseña, y se pueden asignar conjuntos de datos por usuario. Se registran los historiales de las ediciones de datos (pistas de auditoría), lo que permite identificar y corregir errores. Se puede utilizar un moderno inicio de sesión único (SSO) con autenticación de dos factores (2FA). 

Hojas de cálculo: En las hojas de cálculo a menudo no se aplican convenciones uniformes de nomenclatura, lo que provoca incoherencias y mucho trabajo al cotejar varias hojas o libros de trabajo.

MonitorPro: Se garantiza una nomenclatura uniforme, eliminando incoherencias. Es fácil descargar datos de MonitorPro a una hoja de cálculo, pero la fusión de hojas de cálculo para la elaboración de informes suele requerir una gran cantidad de campos coincidentes, lo que introduce oportunidades de errores y aumenta innecesariamente la carga de trabajo.

Las hojas de cálculo son capaces de formular datos medioambientales en tablas y gráficos, pero las opciones pueden ser limitadas.

MonitorPro es un sistema de datos medioambientales dedicado, lo que significa que le ofrece una interfaz gráfica más atractiva e interactiva. Interpretaciones más ricas, como cuadros de mando o mapas, proporcionan una visualización más profesional de sus datos. MonitorPro proporciona cuadros de mando y mapas actualizados dinámicamente utilizando las imágenes por satélite más recientes.

Los informes profesionales son fundamentales para mantener los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los requisitos reglamentarios de información.

Las hojas de cálculo te obligan a crear estos informes, lo que requiere mucho tiempo, es tedioso y monótono. No pueden dar formato a los informes ni automatizarlos.

MonitorPro viene con la funcionalidad de informes incorporada, incluyendo la capacidad de conectar informes reglamentarios personalizados y otros informes. Estos pueden enviarse con cierta frecuencia para garantizar que los informes se crean y envían de acuerdo con sus obligaciones.

Es posible que tenga que trabajar con un consultor externo. Muchos consultores medioambientales prefieren utilizar un paquete de gestión de datos medioambientales.

Por tanto, las hojas de cálculo pueden suponer un obstáculo para su equipo y sus asesores en términos de tiempo y costes.

MonitorPro es el líder mundial en EDMS y los nuevos empleados suelen tener experiencia con MonitorPro, por lo que podrán utilizar el software de inmediato.

Las hojas de cálculo no permiten gestionar los datos medioambientales.

MonitorPro dispone de un equipo de soporte completo y puede ayudar con el soporte diario, la formación, la personalización y el desarrollo regular de la aplicación. Incluso pueden encargarse de la gestión completa de los sistemas, por ejemplo, para cubrir bajas por maternidad o enfermedad. Los sistemas de gestión de datos medioambientales son rellenados y personalizados según sus requisitos por un consultor de implantación profesional.

Así pues, aunque reconocemos las hojas de cálculo y sus logros, es posible que su lealtad a las hojas de cálculo perjudique sus posibilidades de éxito futuro en la gestión de sus datos medioambientales.

Los sistemas de gestión de datos medioambientales (EDMS) como MonitorPro están diseñados para mantener los datos medioambientales juntos en un lugar centralizado. Estos datos medioambientales clave pueden incluir el aire, las aguas superficiales, las aguas subterráneas, el ruido, el polvo y la meteorología, a los que pueden acceder varios usuarios simultáneamente desde múltiples dispositivos en cualquier lugar. Este enfoque inteligente favorece la coherencia general de los datos, ya que la recopilación de conjuntos de datos se automatiza para el análisis final y la elaboración de informes. También reduce drásticamente el riesgo de errores en la introducción de datos y de errores humanos.

Los auditores también prefieren trabajar con programas informáticos aceptados comercialmente, sobre todo si cuentan con la certificación de calidad de un organismo regulador, como el programa MCERTS de la Agencia de Medio Ambiente de Inglaterra. No se dispone de certificación para las hojas de cálculo.

La completa y profesional monitorización de datos medioambientales MonitorPro es la solución informática en la que confían los equipos medioambientales de todo el mundo para gestionar su cumplimiento medioambiental y la recopilación de datos. MonitorPro es una solución basada en web o alojada localmente para la recopilación de TODAS las fuentes de datos medioambientales, generados por registradores, laboratorios, estaciones meteorológicas, cálculos u otros repositorios de datos.nes meteorológicas, cálculos u otros repositorios de datos. MonitorPro es la primera solución de software de medio ambiente, salud y seguridad que ha recibido la acreditación acreditación MCERTS de la Agencia de Medio Ambiente.

EHS Data es una empresa de software líder en el Reino Unido que ofrece soluciones de gestión de datos medioambientales a más de 1.000 centros en 40 países de todo el mundo. Durante más de 20 años, nuestra versátil solución de software, MonitorPro, ha ayudado a las organizaciones a ahorrar tiempo, mejorar la planificación, el control de calidad, el análisis de emplazamientos y la elaboración de informes para gestionar las obligaciones medioambientales y la sostenibilidad.

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A Carbono de carbono

En 2020, EHS Data alcanzó el estatus de carbono negativo y se compromete a mantener este estatus cada año.

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