Mitigación de riesgos mediante una gestión eficaz de los datos medioambientales

Las implicaciones de un incumplimiento de la normativa medioambiental o de un desastre medioambiental para una empresa son inmensas: sanciones económicas importantes, pérdida de permisos, cierre de instalaciones y daños significativos a la reputación de la empresa. A pesar de ello, muchas empresas siguen confiando en hojas de cálculo o bases de datos autoconstruidas para gestionar los datos medioambientales clave necesarios para demostrar el cumplimiento, proporcionar planes de acción y garantizar que una empresa pueda operar sin implicaciones financieras y medioambientales.

En lugar de confiar en las hojas de cálculo para evitar el incumplimiento de la normativa medioambiental y las implicaciones asociadas, las empresas deberían implantar un sistema de gestión de datos medioambientales específico para gestionar sus datos medioambientales.

Mediante la implantación de un sistema de gestión de datos medioambientales como MonitorPro, una empresa puede ayudar a evitar incidentes medioambientales y reducir el riesgo de incumplimiento a través de una serie de áreas clave que no pueden alcanzarse con el uso de hojas de cálculo:

El uso de múltiples hojas de cálculo con diferentes usuarios significa que los datos pueden ser fácilmente duplicados o perdidos. MonitorPro elimina la necesidad de múltiples hojas de cálculo para diferentes entradas de datos y las coloca todas en un sistema centralizado al que todos los usuarios requeridos pueden acceder fácilmente. Esto aumenta el control de los datos y reduce el riesgo de borrado o cambios accidentales. Las opciones de recuperación son limitadas cuando los archivos están dispersos por los servidores de la empresa y los equipos de cada usuario. El control sobre las hojas de cálculo suele ser inexistente o controlado por contraseñas generadas por los usuarios en archivos individuales.

El uso de hojas de cálculo dificulta la validación de datos, ya que pueden producirse errores humanos o borrados accidentales de datos. Cuando se utiliza MonitorPro los datos son validados para asegurar que no se introducen datos incorrectos en la base de datos. MP-Field y MP-Web proporcionan al usuario menús desplegables y selectores de fechas al introducir los datos, y resaltan automáticamente cualquier dato que sea inusual o que supere un límite de conformidad, garantizando que sólo se introducen en el sistema los datos correctos. Esto también elimina la necesidad de cuadernos de campo que tendrían que ser transcritos en una fecha posterior y pueden dar lugar a errores de introducción manual de datos.

Disponer de datos de referencia fiables y validados para un emplazamiento significa que pueden establecerse límites reglamentarios y de cumplimiento específicos para el emplazamiento, y que puede identificarse y supervisarse claramente el impacto del emplazamiento en comparación con las condiciones de referencia en el emplazamiento antes de las operaciones. Esto, a su vez, significa que un emplazamiento puede identificar fácilmente su ámbito de responsabilidad en caso de que se produzca algún incumplimiento y que se puede informar claramente a las partes interesadas necesarias.

MonitorPro permite a los usuarios automatizar varias acciones diferentes que tendrían que completarse manualmente utilizando hojas de cálculo. Entre ellas se incluyen la generación de informes o exportaciones, y la creación de tareas de recordatorio basadas en los requisitos de los permisos, junto con cualquier escalado posterior a los contactos pertinentes. También se puede hacer un seguimiento de la finalización de las tareas y vincularlas a las obligaciones legales del centro. Esto reduce significativamente el tiempo que un usuario necesita para completar estas tareas, aumentando la productividad y proporcionando más tiempo a los usuarios para completar otros análisis de datos. Esta automatización también permite la resolución rápida de problemas, con alertas por correo electrónico que notifican a los usuarios inmediatamente cuando hay problemas de cumplimiento o de importación que resolver.

A diferencia de las hojas de cálculo, MonitorPro proporciona permisos de acceso basados en roles, protección por contraseña y bases de datos y conjuntos de datos que pueden asignarse por usuario o grupo de usuarios. MonitorPro también registra historiales de ediciones de datos (pistas de auditoría), lo que significa que cualquier error puede ser fácilmente identificado y corregido. Además, EHS Data se toma muy en serio la ciberseguridad, por lo que cuenta con la certificación Cyber Essentials y la certificación ISO 27001.

Los informes tardíos pueden ser causa de incumplimiento y dar lugar a cierres de instalaciones o multas. Si una empresa depende de hojas de cálculo para gestionar datos procedentes de diversas fuentes, como datos de campo, datos de laboratorio y datos históricos, la transferencia de datos entre diferentes hojas de cálculo y, a menudo, diferentes empleados por correo electrónico para elaborar un único informe puede llevar mucho tiempo. Los datos pueden perderse, cambiarse accidentalmente, o perderse por completo y causar retrasos en la finalización del informe. MonitorPro consolida todos sus datos en una ubicación centralizada a la que pueden acceder fácilmente los usuarios pertinentes.

MonitorPro proporciona un sistema completo e integrado de gestión de datos, desde los datos brutos de monitorización en tiempo real hasta la gestión de las obligaciones reglamentarias y las políticas de la empresa. Esto significa que las empresas pueden centralizar las obligaciones, permisos y políticas, y vincularlos a sus condiciones y requisitos relacionados. Como resultado, se garantiza la presentación de informes claros, coherentes y validados a los organismos reguladores y otras partes interesadas, lo que reduce el riesgo de acciones judiciales y aumenta la productividad.

Disponer de un sistema de gestión de bases de datos medioambientales como MonitorPro puede ayudar claramente a una empresa a garantizar su cumplimiento de la normativa medioambiental y mejorar significativamente su eficiencia al hacerlo. Como resultado, cualquier impacto ambiental que resulte de las operaciones del sitio puede ser identificado inmediatamente y cualquier resolución implementada rápidamente, evitando potencialmente cualquier otro impacto. Si se produce un impacto medioambiental grave, la empresa puede aportar pruebas de las medidas adoptadas a través de sus resultados medioambientales anteriores.