Selecting the right environmental data management system for any organisation is an important undertaking.

The system will hold critical business intelligence and guide an organisation and its employees through ever-increasing amounts of complex data and aid with the demanding environmental regulations. The system will also provide vital operational information and will carry out hundreds or thousands of data transactions each day. An effective management system also saves on time and resources and assists in the prevention of compliance breaches and fines.

There are several environmental data management systems available on the market,  but how does an organisation evaluate which system is the right one? Here are the top five considerations when selecting an environmental data system.

Is it user-friendly?

If you’re using a data management system to monitor environmental or sustainability data, the system needs to make it easy for you to manage the data and ensure you remain compliant:

  • ¿Proporciona el sistema informes y análisis precisos con facilidad?
  • Can it provide clear, consistent, and validated reporting to regulators?
  • Can it effortlessly integrate with other software suites or databases?
  • ¿Puede destacar fácilmente las advertencias de cumplimiento?

Is it secure?

La conformidad de los datos es un riesgo para cualquier negocio y no debería ser algo que se pueda dejar al azar. Necesitas asegurarte de que la plataforma que estás usando para registrar los datos está siendo usada de forma eficiente y segura:

  • ¿Tiene confianza en la forma en que se registrarán y gestionarán los datos?
  • ¿Qué pasaría con sus datos si sus instalaciones sufrieran un período de inactividad?
  • ¿Sería capaz de acceder a sus datos de forma segura y protegida desde cualquier lugar?

Is it scalable?

Cada organización y sus desafíos ambientales son diferentes, así que ¿por qué su sistema de monitoreo de datos debería ser el mismo que el de todos los demás? A medida que su organización crece, también puede necesitar un sistema que crezca junto con usted y que pueda ser alterado para adaptarse a sus necesidades. Necesita preguntar:

  • ¿Es el sistema altamente configurable?
  • ¿Es escalable para poder aumentar el alcance cuando sea necesario?
  • ¿El sistema le da un control completo?

Can it help you reduce risks?

The main reason for monitoring environmental or sustainable data is to ensure you remain compliant and to take the stress out of compliance management.

  • ¿Puede el sistema proporcionarle informes validados a los organismos reguladores y otros interesados?
  • Can it alert you effectively in case there is a permit or standard breach?
  • Can it help you manage the requirements of obligations (permits and licences) and company policies?

Does it suit your budget and needs?

Si bien es evidente que una solución de hojas de cálculo gratuitas no es adecuada para sus operaciones, debe considerar si un sistema a medida es financieramente viable y asegurarse de que no le costará caro más adelante. Necesitas considerar:

  • ¿Proporciona el sistema todo lo que necesitas bajo un mismo techo, con su correspondiente etiqueta de precio?
  • Does your IT policy require software as a service (SaaS) or do you have an IT structure in-house?
  • ¿Hay costos ocultos para la expansión del sistema en el futuro?

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Acerca de MonitorPro

The complete, professional environmental data monitoring solution, MonitorPro is the IT solution trusted by environmental teams worldwide to manage their environmental compliance and data collection. MonitorPro is a web-based or locally hosted solution for the collation of ALL sources of environmental data, where it is generated by loggers, laboratories, weather stations, calculations, or other data repositories. MonitorPro is the first EHS Software solution to receive an MCERTS accreditation from the Environmental Agency